Le attività di coordinazione relative agli acquisti dell’Istituto sono gestite dall’Ufficio Acquisti (integrazione del 14/09/2023).
Contatti: ufficioacquisti@ipcf.cnr.itFlusso
- Il ricercatore invia RDA (vedi modello per affidamento diretto) con eventuali offerte a ordini@ipcf.cnr.it;
- L’Ufficio Acquisti gestisce il flusso degli acquisti a partire dalla nomina del RUP (che generalmente coinciderà con il richiedente) e del supporto al RUP (che sarà uno dei componenti l’Ufficio Acquisti IPCF);
- Eventuali richieste prima o dopo la richiesta di acquisto verranno gestite tramite l’email ufficioacquisti@ipcf.cnr.it; Le risposte fornite alle domande dei ricercatori contribuiranno a formare un documento di FAQ che verrà condiviso con i ricercatori a tempo debito.
Nota: Per quanto riguarda gli acquisti PNRR, dovendo usare moduli diversi per ciascun progetto, conviene sempre avere un’interlocuzione preliminare con l’ufficio acquisti.
(29/09/2023)
Linee guida e le RDA per gli affidamenti diretti (sia NON-PNRR che PNRR)
In entrambe le linee guida l’iter per i richiedenti l’acquisto prevede :
1. RDA del richiedente + relazione+eventuali preventivi oppure richiesta di pubblicazione avviso+conflitto di interessi in qualità di richiedente;
2. Modalità di affidamento: A) Indagine esplorativa di mercato pubblica volta a raccogliere preventivi, B) Indagine informale tramite consultazioni di cataloghi/listini o acquisizione di preventivi, C) Unico preventivo;
Sono inoltre allegati i conflitti di interesse sia per affidamento nuovo codice che per il PNRR che i richiedenti devono inviare contestualmente alla RDA, nella RDA e Conflitto PNRR sono inseriti a pie di pagina come esempio i dati della sede di Messina e il logo di SAMOTHRACE, ma il richiedente dovrà inserire i loghi del suo progetto e i dati della sua sede.
All’interno della RDA è inserito il contenuto minimo, come da linee guida, che una RDA deve prevedere corredata dalla relazione (con un breve esempio) la quale dovrà essere compilata tenendo conto dei seguenti punti:
- [Premessa per l’acquisizione]
- [Descrizione dettagliata del servizio/strumentazione/etc da acquisire]
- [Indicazione delle Info sulle specifiche caratteristiche/funzionalità minime che il bene/servizio deve avere]
- [esperienze pregresse del fornitore]
- [Descrizione dettagliata del servizio/strumentazione]
- [Precisare se strumentazione di difficile reperimento data la limitata offerta del mercato, etc]
- [Scrivere nel caso in cui dalle indagini sia risultato altro prodotto possibile ma scartato perché non rispondente completamente alle nostre esigenze. Opzionale]
(aggiornato al 15/02/2023)
Acquisti su fondo economale (sede Messina)
Per richiedere il rimborso spese su fondo economale è necessario motivare l’urgenza dell’acquisto utilizzando il relativo modulo.
NOTA: tramite fondo economale non si può acquistare materiale informatico, ne si può rendicontare la spesa.
Le tipologie di spesa ai sensi dell’art. 32 del RCAF da indicare sono le seguenti:
a) spese d.ufficio, b) spese causali, c) spese per riparazioni e manutenzioni ordinarie di immobili e mobili, d) spese postali, e) spese per il funzionamento di automezzi, f) spese per l’acquisto di libri, giornali, pubblicazioni periodiche e simili, g) spese per missioni e relativi anticipi, h) spese di rappresentanza, i) spese per materiali di consumo di laboratorio, l) spese per seminari e conferenze, m) spese per le quali sia difficoltosa ogni altra forma di pagamento
A seguire la risposta per un HELP DESK in merito alla tipologia di documenti attestanti l’acquisto dei beni da allegare alla richiesta di rimborso da parte della Sede centrale:
Per fondo economale dovrebbero essere effettuate le sole spese previste dall’art. 32 del RACF aventi caratteristiche di “necessità od urgenza” e quelle per le quali è “difficoltoso” il pagamento in altro modo dietro presentazione all’economo del “documento commerciale di vendita o prestazione” che dal 1° gennaio 2020 ha sostituito gli scontrini e le ricevute fiscali (e che generalmente non viene emesso dalle ditte di e-commerce).
La possibilità di effettuare spese anticipate da parte dei ricercatori/dipendenti con propria carta di credito, e successivo rimborso di fatture a loro intestate per fondo economale, è stata (giugno 2021) oggetto di rilievi da parte dei revisori dei conti che hanno ribadito che le le fatture devono essere intestate all’Istituto e quindi pagate dalle Segreterie amministrative.
Il FLUSSO per procedere all’acquisto con fondo economale è il seguente:
- il dipendente invia la richiesta di spesa su fondo economale all’economo e al Direttore;
- l’economo verifica che la spesa sia ammissibile e sottopone la richiesta alla firma del Direttore;
- il dipendente fa la spesa e porta lo scontrino in amministrazione per l’inserimento dei riferimenti all’interno del modulo firmato dal dipendente e dal Direttore;
- il responsabile amministrativo prende l’impegno;
- l’economo invia il modulo al segretario amministrativo per l’attestazione della copertura finanziaria;
- l’economo rimborsa al dipendente la spesa.
Per qualsiasi informazione contattare Santina Sorrenti.