Acquisti IPCF

Le attività di coordinazione relative agli acquisti dell’Istituto sono gestite dall’Ufficio Acquisti (integrazione del 14/09/2023).
Contatti: ufficioacquisti@ipcf.cnr.it
Acquisti su fondo economale 
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FLUSSO AMMINISTRATIVO RICHIESTE DI ACQUISTO
A CURA DEL RESPONSABILE AMMINISTRATIVO

 

Il richiedente 

  • predispone la RDA (vedi modello per affidamento diretto) allegando il preventivo e compilando la riga unica;
  • individua, se possibile, il RUP;
  • invia la RDA all’indirizzo ufficioacquisti@ipcf.cnr.it per una verifica/modifica da parte del personale preposto.

 

Il responsabile amministrativo della sede:

  • riceve via mail la RDA definitiva dal personale proposto alla verifica della RDA con l’indicazione del supporto al RUP;
  • provvede alla registrazione della RDA su UGOV;
  • contabilizza la RDA;
  • inserisce il n. della COAN all’interno della RDA;
  • crea su TITULUS il fascicolo relativo alla RDA nel quale verranno fascicolati tutti i documenti relativi all’ordine e lo assegna al personale coinvolto;
  • restituisce la RDA al richiedente per l’apposizione della firma digitale (in alternativa corredandola dal documento di identità del sottoscrittore, in questo caso la RDA va vistata dal Direttore/RUOS).

 

Il richiedente invia la RDA completa di preventivo e riga unica all’indirizzo ordini@ipcf.cnr.it

 

Il preposto dell’ufficio ordini:

  • protocolla e fascicola la RDA allegando il preventivo;
  • notifica la RDA al richiedente, al supporto RUP e al responsabile amministrativo della sede. 
 
 

FLUSSO AMMINISTRATIVO A CURA DEL SUPPORTO AL RUP

  • Compila l’allegato 1 Richiesta pagina dedicata al ciclo di vita del contratto pubblico da inviare all’URP, lo sottopone alla firma del Direttore/RUOS e procede alla protocollazione e fascicolazione.
  • Predispone il Provvedimento di nomina del RUP, lo sottopone al RGC per la firma e al Direttore/RUOS e procede alla protocollazione e fascicolazione.
  • Predispone la trattativa sul MEPA allegando la documentazione amministrativa ed economica.
  • Alla scadenza della trattativa Diretta procede al controllo della documentazione presentata dall’OE e procede alla protocollazione e fascicolazione.
  • Invia al RUP la documentazione per il controllo.
  • Procede con le verifiche semplici o supporta il RUP su FVOE.
  • Se la documentazione è conforme per il RUP il supporto predispone la scheda ANAC per l’acquisizione del CIG.
    Provvede a generare l’url di gara.
  • Avvisa il RUP, il quale provvede alla trasmissione della scheda a PCP, il RUP invia la scheda con CIG in stato trasmesso al supporto per l’archiviazione in cartella.
  • Predispone l’allegato 2 per la comunicazione del CIG da inviare all’URP, lo sottopone alla firma del Direttore/RUOS e procede alla protocollazione e fascicolazione.
  • Provvede alla predisposizione dell’Istruttoria del RUP la sottopone alla firma e procede con la protocollazione e fascicolazione.
  • Predispone la DAC la sottopone alla firma del RGC e al Direttore/RUOS e provvede alla sua protocollazione e fascicolazione.
  • Comunica al Direttore/RUOS che può procedere con la stipula MEPA se l’OE ha firmato le condizioni contrattuali o con la lettera d’ordine se non le ha firmate.
  • Provvede a inviare tramite TITULUS il contratto perfezionato via pec all’OE, repertoriare e fascicolare.
  • Associa l’ordine alla RDA su UGOV.
  • Al ricevimento della merce/servizio predispone la prestazione resa allegando il DDT/Verbale ricevuto dal RUP, la sottopone al RUP per la firma e procede alla protocollazione e fascicolazione.
  • Registra le fatture (Messina e Bari vari supporti, Pisa Ceccarelli).
  • Predispone il provvedimento di liquidazione lo sottopone al RGC e al Direttore/RUOS, procede con la protocollazione e fascicolazione.
  • Archivia la stampa della scheda di chiusura del CIG ricevuta dal RUP
 

Nota: Per quanto riguarda gli acquisti PNRR, dovendo usare moduli diversi per ciascun progetto, conviene sempre avere un’interlocuzione preliminare con l’ufficio acquisti.

(27/03/2025)

Link  e moduli utili

NON PNRR

PNRR

CPV

Varie

Acquisti su fondo economale (sede Messina)

up

 

Per richiedere il rimborso spese su fondo economale  è necessario motivare l’urgenza dell’acquisto utilizzando il relativo modulo.  

NOTA: tramite fondo economale non si può acquistare materiale informatico, ne si può rendicontare la spesa.

Le tipologie di spesa ai sensi dell’art. 32 del RCAF da indicare sono le seguenti:
a) spese d.ufficio, b) spese causali, c) spese per riparazioni e manutenzioni ordinarie di immobili e mobili, d) spese postali, e) spese per il funzionamento di automezzi, f) spese per l’acquisto di libri, giornali, pubblicazioni periodiche e simili, g) spese per missioni e relativi anticipi, h) spese di rappresentanza, i) spese per materiali di consumo di laboratorio, l) spese per seminari e conferenze, m) spese per le quali sia difficoltosa ogni altra forma di pagamento

A seguire la risposta per un HELP DESK in merito alla tipologia di documenti attestanti l’acquisto dei beni da allegare alla richiesta di rimborso da parte della Sede centrale:

Per fondo economale dovrebbero essere effettuate le sole spese previste dall’art. 32 del RACF aventi caratteristiche di “necessità od urgenza” e quelle per le quali è “difficoltoso” il pagamento in altro modo dietro presentazione all’economo del “documento commerciale di vendita o prestazione” che dal 1° gennaio 2020 ha sostituito gli scontrini e le ricevute fiscali (e che generalmente non viene emesso dalle ditte di e-commerce).

La possibilità di effettuare spese anticipate da parte dei ricercatori/dipendenti con propria carta di credito, e successivo rimborso di fatture a loro intestate per fondo economale, è stata (giugno 2021) oggetto di rilievi da parte dei revisori dei conti che hanno ribadito che le le fatture devono essere intestate all’Istituto e quindi pagate dalle Segreterie amministrative.

Il FLUSSO per procedere all’acquisto con fondo economale è il seguente:
  1. il dipendente invia la richiesta di spesa su fondo economale all’economo e al Direttore;
  2. l’economo verifica che la spesa sia ammissibile e sottopone la richiesta alla firma del Direttore;
  3. il dipendente fa la spesa e porta lo scontrino in amministrazione per l’inserimento dei riferimenti all’interno del modulo firmato dal dipendente e dal Direttore;
  4. il responsabile amministrativo prende l’impegno;
  5. l’economo invia il modulo al segretario amministrativo per l’attestazione della copertura finanziaria;
  6. l’economo rimborsa al dipendente la spesa.

Per qualsiasi informazione contattare Santina Sorrenti.

Link  e moduli utili